hoofdstuk 2 / 9

2. Leden

Introductie

De rekenkamer is een instituut, maar de leden waaruit deze is samengesteld geven daaraan invulling. Hun ambities, achtergronden, vaardigheden, taakopvattingen, en onderlinge samenwerking zijn bepalend voor de professionaliteit van het werk van de rekenkamer.

Hieronder gaan we vooral in op de personele samenstelling in termen van vaardigheden, kennis, taakopvatting, rollen, et cetera. Omdat rekenkamers soms wat verschillen in vorm (sommigen bestaan uit een persoon, sommigen hebben onderzoekers in dienst), zullen niet alle aandachtspunten en afwegingen in gelijke mate van belang zijn voor elke rekenkamer.

Aandachtspunten

  • Om professioneel samen te werken is enige interne binding nodig. Zorg dat je elkaar kent en van elkaar weet waarom je in de rekenkamer zit, wat je wilt bijdragen en waarvan je energie krijgt.
  • Maak een overzicht van de taken en tijdsbesteding van voorzitter en leden (en secretaris), zodat je weet wat je van elkaar mag verwachten. Zorg dat dit past bij de ambities, budget en samenstelling van de rekenkamer.
  • Zorg dat er binnen de rekenkamer mensen zijn die goed zijn op inhoud, proces en relatie.
  • Zorg dat de leden elkaar qua deskundigheid aanvullen in zaken als politiek-bestuurlijke sensitiviteit, communicatieve vaardigheden (spreken en schrijven) en kennis van lokaal bestuur, onderzoek doen, financiën en van je specifieke gemeente.
  • Het kan een voordeel zijn als een kandidaat-lid in andere rekenkamers zit of zat, maar pols dan (bijvoorbeeld via de griffier) bij die rekenkamers naar de ervaringen.
  • Houd de deskundigheid van de leden op peil door bijvoorbeeld opleiding, training en intervisie.
  • Specialistische kennis of vaardigheden die maar soms nodig zijn, kun je inhuren.
  • Soms hebben rekenkamerleden niet veel invloed op wie in de rekenkamer zit, bijvoorbeeld doordat raadsleden de selectie verzorgen. Ook dan is het goed duidelijk te hebben welke kennis en vaardigheden vereist zijn, zodat de selectiecommissie daar rekening mee kan houden.
  • Koester je (gezamenlijke) integriteit: bespreek regelmatig zaken als nevenfuncties, uitgaven & declaraties, omgaan met informatie, belangenverstrengeling en (ongewenste) omgangsvormen.
  • Zorg ook dat professionaliteit en deskundigheid regelmatig open onderwerp van gesprek zijn binnen de rekenkamer (wat verstaan we eronder, en hoe gaat het nu?). Dan is het sneller en eenvoudiger te signaleren als een van deze aspecten onder druk staat.
  • Maak een aftreedschema waardoor niet alle leden op hetzelfde moment aan- en aftreden. En zorg dat nieuwe leden door oude leden ‘on the job’ kunnen worden ingewerkt.

Afwegingen

  • Welke kennis of vaardigheden zijn binnen de rekenkamer nodig om de doelen en visie waar te maken?
  • Moeten de leden een band of ‘affiniteit’ hebben met de gemeente, of juist niet? Is het belangrijk dat (enkele) leden in de gemeente wonen? En mogen de leden in meer rekenkamers zitten?
  • Hoe zijn de leden betrokken bij onderzoek: begeleid je onderzoek of voer je dat zelf ook uit?
  • Wie vervult welke rol binnen de rekenkamer? Welke taken zijn er te verdelen (penningmeester, meelezer, procesbewaker, woordvoerder, eerste aanspreekpunt voor secretaris en/of onderzoekers…)?
  • Is de voorzitter hét externe gezicht van de rekenkamer of alleen intern (technisch) voorzitter? Presenteert de voorzitter de resultaten, of doet het verantwoordelijke rekenkamerlid dat?
  • Beschouw je (de hoogte van) de vergoeding die de leden ontvangen als symbolisch, als een soort vrijwilligersvergoeding, of als een realistisch honorarium voor de (verwachte) ureninzet?
  • Let ook op het sociale aspect: is samenwerking puur zakelijk of wil je het ook leuk hebben?
  • Kun en wil je de kring van betrokkenen vergroten door een klankbordgroep van raadsleden in te stellen (met hun eigen kennis en vaardigheden).
  • Wil je ook inwoners betrekken bij het rekenkamerwerk, als klankbord, adviseur, uitvoerder, …?

Voorbeelden

  • Veel rekenkamers - waaronder die van Lelystad, Emmen, Gouda en Amsterdam - hanteren gedragscodes voor hun leden en/of onderzoekers. De NVRR publiceerde hiervoor een Handreiking Integriteit. 
  • Er zijn vele manieren om competenties in kaart te brengen. Met de DISC-methode kun je mensen indelen langs twee assen (taakgericht - mensgericht en direct - indirect). Dit kan helpen bij het selecteren van leden, om te komen tot een goed team.
  • Voorbeelden van veelgevraagde competenties voor een voorzitter: communicatief vaardig, zichtbaar, verbindend, empathisch/relationeel ingesteld, collegiaal, bestuurlijke vaardigheden, maatschappelijk betrokken, gevoel voor politieke verhoudingen etc. Voorbeelden van veelgevraagde competenties/kennis voor leden: onderzoeksdeskundigheid, bestuurlijk-juridische achtergrond, affiniteit met (financiële) cijfers, bestuurskundige deskundigheid, gevoel voor overbrengen boodschap (consistent rapport, leesbaarheid), aansluiting bij specifieke context en raad, gevoel voor samenspel raad/college en politieke verhoudingen, kennis openbaar bestuur, kennis lokale situatie, goede invulling rol opdrachtgever/begeleider van onderzoek. (bron Rapport Bevindingen Ideale Rekenkamer, p.11). 
  • Je kunt de ‘kring van leden’ ook vergroten: in Zeist kunnen burgers en raadsleden tijdelijk als wisselspeler lid zijn van de rekenkamercommissie (zie hun protocol). 
  • Je kunt die kring ook digitaal vergroten. Via een burgerpanel kunnen inwoners meedenken met de Amsterdamse rekenkamer over relevante onderzoeksonderwerpen en jaarlijks het onderwerp van een ‘Publieksonderzoek’ bepalen.
  • Hieronder staan suggesties voor werkvormen om binnen je rekenkamer in gesprek te gaan over (jullie beeld van) elkaars kwaliteiten.

Werkvormen voor Leden:
"A. Een kwalitatief goed gesprek tijdens je teamdag"

(Dit is een vrij gebruikelijke werkvorm voor teams die beter van elkaars kwaliteiten gebruik willen maken)

Bespreek (net als vele rekenkamers) jaarlijks in een teamdag de onderlinge samenwerking. Om elkaar beter te leren kennen (en waarderen!) kun je ook het Kwaliteitenspel gebruiken. Daarmee kun je speels verkennen hoe jullie elkaar zien. Dan blijkt bijvoorbeeld dat de anderen jou waarderen om een kwaliteit die jij voor jezelf als valkuil ziet – bijvoorbeeld zorgvuldigheid. En het kan al enorm helpen als je al een beetje hebt kunnen lachen om elkaars stereotype reacties en vooroordelen. Het spel bestaat uit 140 kaarten met persoonlijke eigenschappen, die je kunt gebruiken voor kennismaking, voor sterkte-zwakte-analyse of om elkaar feedback te geven. Je kunt tijdens de teamdag in gesprek over de taakverdeling (zie daarvoor de werkvorm bij onderdeel Ondersteuning).

"B. Jongleren met petten"

(Hiermee leer je elkaar beter kennen. Iedereen heeft zijn of haar eigen ervaringen, netwerken, drijfveren, vaardigheden of eigenaardigheden. Normaal kom je daar soms pas na jaren achter. Hiermee gaat dat sneller, en leuker)

  • Pak allemaal je cv erbij en kies een functie (betaald of vrijwillig) die je ooit hebt gehad. Zet de pet van die functie eens op. Wat zou jij als barman/caissière/dienstplichtige/scheidsrechter/beleidsmedewerker de rekenkamer adviseren of toewensen? Waarom?
  • Stel elkaar eens de vraag: Wat is er in jouw leven gebeurd dat je nu hier in de rekenkamer zit? Je zult verrast zijn over de uitkomsten.

Voetnoten

  1. Al kun je proberen de verordening aan te (laten) passen, mocht je een andere inrichting wensen.
  2. https://managementmodellensite.nl/irp-driehoek-communicatie/#.WaU9xIpcI6Q