hoofdstuk 3 / 9

3. Ondersteuning

Introductie

Goede ondersteuning is van groot belang om het rekenkamerwerk goed en professioneel te kunnen doen. Zeker aangezien het lidmaatschap van een rekenkamer meestal een nevenfunctie is. De meeste rekenkamers hebben een (ambtelijk) secretaris van de rekenkamer die de rekenkamer ondersteunt en adviseert. De secretaris is een belangrijke schakel tussen rekenkamer, ambtelijke organisatie, griffie, college, raad en onderzoekers. 

Sommige rekenkamers hebben een of meer eigen onderzoekers in dienst, of laten de secretaris ook onderzoek doen. Kortheidshalve gaan we hieronder vooral in op de secretaris, maar sommige zaken zijn ook relevant voor onderzoekers.

Aandachtspunten

  • Maak een duidelijk overzicht van de taken en tijdsbesteding van de ondersteuning (en voorzitter en leden), passend bij de ambities, budget en samenstelling van de rekenkamer.
  • Naast secretariële vaardigheden zijn ook politiek-bestuurlijke sensitiviteit, communicatieve vaardigheden en kennis van lokaal bestuur en (begeleiden van) onderzoek van belang.
  • Uit de Gemeentewet en de Provinciewet volgt dat de ambtelijke ondersteuning van de rekenkamer geen band mag hebben met andere organen van het bestuur. Wel mogen griffiemedewerkers de rekenkamer ondersteunen. Omdat waterschappen geen griffie hebben, is aan het waterschapsbestuur zelf om de ondersteuning goed en onafhankelijk te regelen, conform de wet.
  • Een goede klik tussen secretaris en de leden (vooral met de voorzitter) is essentieel.
  • Houd de deskundigheid van de ondersteuning op peil door opleiding, training en eventueel ook intervisie.
  • Houd regelmatig functioneringsgesprekken met de secretaris/onderzoeker(s).

Afwegingen

  • Gaat het om puur secretariële ondersteuning, of ook om onderzoeksbegeleiding en inhoudelijke ondersteuning, of ook om het uitvoeren van onderzoek?
  • Moet de secretaris ook de voelsprieten van de rekenkamer zijn voor wat speelt en leeft in de gemeente en de gemeentelijke organisatie? Of is dat een taak voor de leden?
  • Wil je alles ‘in huis’ hebben, of kunnen specialistische kennis en vaardigheden die slechts soms nodig zijn ook (aanvullend) worden ingehuurd.
  • De ondersteuning mag niet werken voor andere gemeentelijke onderdelen, behalve dan de griffie. Wil je ondersteuning extern inhuren of die taak onderbrengen bij de griffie? En hoe kan in dat laatste geval de onafhankelijkheid geborgd worden, zodat de rekenkamer eventueel ook het functioneren van de griffie kan onderzoeken?
  • Vaak is de omvang en aard van de ondersteuning door de raad (in de verordening en/of de begroting) vastgelegd. Mocht je meer ondersteuning willen, overweeg dan of je meer budget vraagt of dat je een deel van het budget inzet om aanvullende ondersteuning in te huren.
  • Gebruik je een vaste intern onderzoeker(s) of huur je in? Het is een afweging tussen enerzijds een vaste kostenpost en het feit dat hij/zij niet alles kan doen of weten en anderzijds vertrouwd en herkenbaar werk met goede kennis van de gemeente en mogelijkheden voor nazorg.

Voorbeelden

  • De taken van het secretariaat zijn doorgaans globaal in de verordening opgenomen. De rekenkamercommissie Alphen aan den Rijn heeft in aanvulling daarop een lijst opgesteld met taken voor de ambtelijke ondersteuning. Het kan helpen om dat uit te schrijven en zo gezamenlijk duidelijk te maken wat je wel en niet verwacht van je secretaris.
  • De rekenkamercommissie Nieuwegein heeft een ambtelijk secretaris/onderzoeker en een medewerker voor secretariële ondersteuning.
  • De NVRR heeft een landelijke kenniskring, waarin (vooral) secretarissen en onderzoekers van rekenkamers elkaar regelmatig ontmoeten om van elkaar te leren.
  • Het kan ook zonder ondersteuning: de rekenkamer Midden-Delfland heeft geen secretaris. De drie leden doen zelf al het secretariële en onderzoekswerk. De rekenkamercommissie IJsselstein had van 2006 tot 2010 geen secretaris, maar dat leidde vaak tot overschrijding van de termijnen die de rekenkamercommissie zichzelf stelde. 
  • Voor ondersteuning bij piekdrukte ook een VA, een ‘virtual assistent’ inschakelen. Deze freelance-ondersteuners die voornamelijk op afstand en online werken, kunnen heel flexibel klussen aannemen. Een VA kan bijvoorbeeld het regelwerk doen voor een grote bijeenkomst of de website of een nieuwsbrief maken of bijhouden. Internet wemelt van de goede VA’s.
  • Hieronder staan suggesties voor werkvormen om binnen je rekenkamer in gesprek te gaan over de onderlinge taakverdeling.  

Werkvormen voor Ondersteuning: 

A. Wie doet wat waarom?

(Hiermee kun je ingeslepen gewoontes, taken en werkverdelingen opfrissen. En zonodig herverdelen) 

Het verdelen van de taken, klussen en klusjes van een rekenkamer tussen de leden en de ondersteuning is soms heel eenvoudig, maar leidt soms ook tot dingen die altijd blijven liggen. En soms doen mensen dingen waar ze niet zo goed in zijn, maar wat nu eenmaal moet.

Je kunt dat als volgt met elkaar onder de loep nemen:

  • iedereen krijgt een stapel post-it’s en schrijft elke taak of klus die hij of zij doet op een losse post-it: van notuleren tot onderzoekers achter de broek zitten, van parafen zetten tot een opzet schrijven, van koffie drinken met de griffier tot de voorbereiding van de jaarlijkse raadspresentatie, etc.
  • teken dit kwadrant op een groot bord of flipover voorbeeld kwadrant
  • laat iedereen daar zijn/haar post-it’s erop plakken.
  • bespreek met elkaar wat je ziet en denkt:
    • Zijn er taken die “links onderin” zitten? Hoe komt dat?
    • Kunnen we de taken “rechts bovenin” vaker doen?
    • Kunnen we elkaar helpen om de taken “links onderin” niet langer te hoeven doen? Wat is daarvoor nodig?
    • Wat betekent de plek van een taak voor jou? En voor je collega’s? En voor de mensen voor wie je jouw werk doet (raadsleden, inwoners, …)?
    • Kun je taken aan de linkerkant “ombuigen” naar de rechterkant? Wat is daarvoor nodig?
    • Waar zitten de overeenkomsten en verschillen tussen ons?
    • Welke beeld van de visie en missie van de organisatie ontstaat er door dit gesprek?
    • En tot slot: welke concrete acties verbinden we aan dit gesprek?

Zo kun je komen tot een zinvolle taakverdeling; zowel tussen leden onderling als tussen leden en ondersteuning. En wellicht blijkt dat jullie meer of juist wel minder ondersteuning nodig hebben.

B. Negen keer waarom 

(Hiermee achterhaal je wat de leden en secretaris/onderzoeker doen voor de rekenkamer en hoe belangrijk ze die werkzaamheden echt vinden. Daarmee kun je daarna de taken beter (ver)delen). 

Je geeft allemaal antwoord op de vraag: ‘Wat doe je als je werkt aan een rekenkameronderzoek?’ Iedereen maakt een lijstje van activiteiten. Vervolgens vraag je door: ‘Waarom is dat belangrijk voor je?’ en blijft vragen ‘Waarom? Waarom?’. Daarmee ga je door tot je echt niet meer verder kunt. Zo krijg je de diepere bedoeling van het werk naar boven. 

Je begint met vragen in een duo, allebei vijf minuten. Daarna voeg je duo’s samen tot kwartetten. Als de groep groter is dan vier, voeg je de groepjes daarna nog eens samen. In de grote groep is de vraag om het samen te brengen: ‘Als dit allemaal belangrijk is voor ons, wat betekent dit voor onze onderlinge taakverdeling (inclusief ondersteuning)? 

(Bron: Liberating structures)